Toute entreprise doit être en mesure d’assurer une bonne gestion de sa trésorerie. C’est une précaution importante pour éviter les pertes et pour optimiser son rendement. Pour cela, il existe de nombreux logiciels performants. Ils se déclinent en fonction des besoins des structures, mais aussi de leur taille. Bien les choisir est nécessaire pour bénéficier de leur efficacité et de leur performance. Quels sont les critères de choix pour un logiciel de trésorerie parfaitement adapté à la taille de son entreprise ?
Pourquoi choisir un logiciel de trésorerie ?
Un logiciel de trésorerie est un outil très utile et important dans la vie d’une entreprise, notamment pour les TPE et les PME. Ce n’est pas un logiciel de comptabilité ou un outil de facturation. Il se distingue par sa capacité d’aider les équipes à mieux gérer et piloter l’activité financière. Il aide entre autres à faire une projection sur une durée définie, à regrouper les flux de trésorerie et facilite le rapprochement bancaire. Un logiciel de trésorerie tel qu’Agicap a d’ailleurs été pensé pour les petites et moyennes entreprises soucieuses de bien suivre leur finance. Il est nécessaire pour :
- Faciliter l’analyse prévisionnelle de votre budget et de vos ressources dans le but d’avoir une vision claire de la santé de vos finances, mais aussi afin d’anticiper les besoins de trésorerie, les dépenses à venir et les éventuels risques financiers.
- Assurer la centralisation des données financières.
- Tenir la comptabilité en toute transparence et assurer le suivi des transactions et dépenses.
- Optimiser les fonctionnalités d’un logiciel de recouvrement en l’associant à un logiciel de trésorerie. C’est un moyen recommandé pour une meilleure gestion des créances et impayés.
- Faciliter la prise de décisions en se basant sur les données comptables.
- Bénéficier d’un important gain de temps avec la possibilité d’effectuer de nombreuses opérations sur une seule et même interface.
Les critères pour choisir son logiciel de trésorerie
Installer un logiciel de trésorerie pour la première fois en tant que TPE ou PME demande de se baser sur des critères bien précis. Il est important que l’outil choisi soit parfaitement adapté aux besoins d’une entreprise et facile d’utilisation. Parmi les critères pour choisir le bon logiciel de trésorerie, identifier vos besoins est l’un des plus importants. Votre entreprise doit être en mesure de connaître les fonctionnalités recherchées pour une meilleure tenue de la trésorerie.
La simplicité de la prise en main
Il est important que les équipes comptables et financières puissent utiliser facilement le logiciel de gestion. Même si une formation complémentaire peut être proposée, la simplicité de navigation reste essentielle pour assurer une bonne adoption de l’outil.
Certains logiciels de comptabilité en ligne proposent des interfaces intuitives ainsi que des tableaux de bord personnalisables pour faciliter le suivi des flux de trésorerie. En cas de besoin, un expert-comptable ou un formateur externe pourra accompagner les équipes pour exploiter pleinement les fonctionnalités du logiciel.
L’intégration et l’évolutivité
Les logiciels de gestion les plus performants doivent pouvoir s’intégrer aisément à d’autres outils déjà utilisés dans l’entreprise, comme un logiciel de comptabilité, un outil de facturation électronique ou des solutions de gestion commerciale.
Cette compatibilité entre logiciels de comptabilité et outils financiers permet de centraliser les données financières et d’éviter les doubles saisies. Le logiciel doit également être évolutif afin de suivre la croissance de l’entreprise et les nouveaux besoins en gestion entreprise.
La capacité de prévisionnel
La capacité de prévisions est un critère essentiel pour toute solution de gestion de trésorerie. Elle permet d’obtenir une vision claire de la santé financière de l’entreprise et d’anticiper les éventuels décalages de trésorerie.
Grâce aux tableaux de bord et aux outils de prévisions, l’entreprise peut analyser les flux financiers, suivre les paiements à venir et élaborer plusieurs scénarios selon les dépenses ou recettes prévues. Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles pour tenir compte des factures fournisseurs, des créances clients et des paiements en attente.
La synchronisation bancaire automatique
La synchronisation automatique des comptes bancaires est un critère très important dans le choix de votre logiciel de gestion de trésorerie. Cette fonctionnalité assure l’importation automatisée des transactions issues de vos différents comptes bancaires, quelle qu’en soit la fréquence. Votre outil doit proposer des API conformes à la réglementation en vigueur, notamment à la directive européenne DSP2, afin de garantir des échanges sécurisés avec les établissements bancaires.
À la synchronisation bancaire automatisée s’ajoute le rapprochement bancaire automatique. Cette fonctionnalité garantit un gain de temps considérable en assurant la concordance entre les opérations enregistrées sur les relevés des comptes bancaires et les écritures comptables. Les équipes n’ont ainsi plus besoin d’effectuer manuellement cette tâche souvent longue et laborieuse, à condition que votre logiciel intègre également cette fonctionnalité.
La qualité de l’accompagnement client
Certains logiciels de trésorerie comprennent un support technique ainsi qu’une formation adaptée pour faciliter la prise en main de l’outil. Une assistance technique est accessible en cas de problème ou de préoccupation. Certains éditeurs proposent par ailleurs des programmes de formation continue afin de permettre aux utilisateurs de se familiariser régulièrement avec les nouvelles fonctionnalités et les évolutions du logiciel. La qualité de l’accompagnement client est déterminante dans le choix de ce type de logiciel, surtout lorsqu’il s’agit d’une première expérience.
En plus de ces différents critères, optez pour un logiciel qui offre des solutions fiables de reporting. Cela est nécessaire pour observer les différentes variations de trésorerie, suivre les flux et pouvoir rédiger des rapports afin d’assurer une meilleure gestion budgétaire.
La tarification adaptée à la taille de l’entreprise
Acheter un logiciel de trésorerie représente un investissement qui peut être conséquent, notamment pour les TPE et les PME. À cela s’ajoutent d’autres dépenses, dont les frais de licence, de mise à niveau et de maintenance. C’est pour cela que la tarification de votre outil n’est pas un détail anodin. Il faut s’assurer que son coût correspond au budget alloué pour un outil de pilotage d’activité financière. Faire une comparaison des prix et des fonctionnalités présentes pour les diverses options de logiciels proposés vous aidera à faire le bon choix.
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Consultant en business management, Durand S. est spécialisé dans l’optimisation des stratégies commerciales et la gestion des ressources humaines.